Náhrady při zahraniční pracovní cestě

 

Zahraniční cesta je čas, který zaměstnanec stráví mimo území ČR.

Zaměstnanci náleží při zahraniční pracovní cestě tyto náhrady (viz § 166 zákoníku práce):

• stravné
• úhrada nákladů (jizdné, ubytování, vedlejší nutné náklady)
• kapesné (není nárok, ale pouze možnost ze strany zaměstnavatele)

 

Při cestě do zahraničí vznikají 2 typy pracovních cest:

• tuzemská pracovní cesta (do příjezdu na hranice, letiště..)
• zahraniční pracovní cesta

 

 

Určení správné doby trvání cesty

K době strávené v zahraničí se nepřičítá doba, za kterou zaměstnanci nepřísluší tuzemské stravné.

K době trvání tuzemské části zahraniční pracovní cesty, se připočítává doba trvání příslušné zahraniční pracovní cesty, za kterou zaměstnanci zahraniční stravné nenáleží (podle § 170 odst. 4 zákoníku práce).

 

Příklad

Zaměstnanec byl v České republice 4 hodiny a v Německu 59 minut.

• Tuzemská cesta trvala pro výpočet náhrad: 4 hodiny a 59 minut
• Zahraniční cesta trvala pro výpočet náhrad: 59 minut

De facto se dá říct, že to nedává žádný smysl.

Když totiž přičteme 59 minut v zahraničí k tuzemské cestě, tak se žádná změna sazby neprojeví. Pokud strávil v zahraničí hodinu, má již právo na zahraniční stravné (a tím pádem se doba k tuzemskému nepřipočítává).

Takže žádné připočítávání doby nemusíte dělat.

 

Stravné

Zaměstnanci náleží stravné ve výši nejméně 75 % základní sazby zahraničního stravného určeného vyhláškou.

Snížení stravného musí být dohodnuto ještě před zahájením pracovní cesty, jinak zaměstnanci náleží základní sazby stravného.

Navštíví-li zaměstnanec v jednom dni více států, náleží mu sazba zahraničního stravného pro stát, ve kterém strávil v daném dni nejdelší dobu.

 

Rozhodným okamžikem je doba přechodu státních hranic. Tento okamžik je zaměstnanec povinnen ohlásit zaměstnavateli.

V případě letecké přepravy je rozhodným okamžikem čas odletu z českého letiště do zahraničí (resp. příletu na české letiště ze zahraničí).

 

Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné:

Délka pracovní cesty	Výše náhrady
do 1 hodiny	žádná náhrada
1 až 12 hodin	1/3 náhrady
12 až 18 hodin	2/3 náhrady
více než 18 hodin	plná náhrada

Jestliže zaměstnanci vznikne nárok na tuzemské stravné (t.j. pracovní cesta v ČR trvala déle než 5 hodin), nárok na stravné v zahraničí mu vznikne až v případě, že zahraniční cesta trvala nejméně 5 hodin.

 

Výše stravného

Výši stravného při zahraničních cestách určuje vyhláška Ministersta financí.

Tyto vyhlášky se každý rok aktualizují.

 

Bezplatné jídlo při zahraniční cestě

Pokud bylo zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo (např. součást ubytování), přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu (§ 170 odst. 5 zákoníku práce):

• 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby,
• 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby,
• 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.

Nesjedná-li zaměstnavatel nižší hodnotu snížení zahraničního stravného, nebo ji neurčí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné snížené o nejvyšší hodnotu stanovenou ve větě první.

Pokud  zaměstnavatel zvolí nižší míru krácení stravného, pak rozdíl v míře krácení stravného, na základě § 6 odst. 7 písm. a) a současně podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příj­mů, bude u zaměstnance zdaněn a bude podléhat platbám ­pojistného.

 

Krácení stravného při poskytnutí bezplatného jídla:

Délka cesty	1 jídlo	2 jídla	3 jídla
1 až 12 hodin	-70%	-100%	-100%
12 až 18 hodin	-35%	-70%	-100%
více než 18 hodin	-25%	-50%	-75%

 

Příklady

1. Zaměstnanec dostal snídani, která byla součástí ubytování. Ubytování objednala a platila firma.

V tomto případě jde o bezplatně poskytnuté jídlo.

 

2. Zaměstnanec šel na večeři a účet zaplatil firemní kartou.

V tomto případě nejde o bezplatné jídlo, daná platba se započte vůči pohledávce na stravné daného zaměstnance.

 

3. Zaměstnanec uspořádal obchodní večeři, platbu provedl firemní kartou.

V tomto případě jde o bezplatně poskytnuté jídlo. Platbu zaúčtujeme na reprezentaci. Zaměstnanci krátíme stravné.

 

 

Kapesné

Zaměstnavatel z podnikatelského sektoru může svým zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě poskytnout kapesné až ve výši 40 % základního zahraničního stravného. Na toto kapesné není zákonný nárok.

Kapesné je pro firmu daňovým nákladem.

Z kapesného se neodvádí sociální ani zdravotní pojištění.

 

Doporučená metodika účtování

Typický průběh zahraniční cesty je ten, že zaměstnanec dostane na služební cestu firemní kartu.

Touto kartou platí jak ubytování, nájem auta, stravné a podobně.

Doporučujeme se domluvit se zaměstnancem, že všechny platby budou účtovány jako stravné kromě těch plateb, ke kterým donese doklad (musí jít samozřejmě o orávněný doklad).

To znamená, že nenutíme zaměstnance dokládat účty o tom, že byl na večeři nebo si dal zmrzlinu.

Zaměstnanec ale musí dokládat všechny platby, které si chce nechat proplatit (hotel, pronájem auta, parkovné, letenky, obchodní večeře).

Všechny nedoložené platby potom účtujeme jako pohledávku za zaměstnancem.

Tuto pohledávku poté započteme na výši stravného.