Archivace dokladů

 

Doklady je nutno uchovávat po následující dobu.

 

Účetní doklady

Dle § 31 zákona c. 563/91 Sb., o účetnictví, je nutno účetní doklady uchovávat po dobu 5 let počínající koncem účetního období kterého se týkají.

Pokud ale tyto doklady slouží kromě účetnictví i pro jiné účely např. daňové, sociálního a zdravotního zabezpečení a podobně, je nutno postupovat tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro dané účely (viz § 32 téhož zákona).

 

Daňové doklady

Dle § 35 zákona o DPH, je nutné daňové doklady uchovávat po dobu 10 let od konce kalendárního roku ve kterém vzniklo zdanitelné plnění.

Zjednodušeně řečeno, doklady lze skartovat 11 let od data zdanitelného plnění, t.j. např. v roce 2017 můžeme skartovat doklady zaúčtované v roce 2006.

 

Příklad

Máme doklad se zdanitelným plněním dne 3.3.2000.

Konec roku je 31.12.2000. Od tohoto data nám běží 10letá lhůta.

Daný doklad můžeme skartovat tedy až po datu 31.12.2010, nejdříve 1.1.2011.

 

Mzdové doklady

Dle § 22c zákona c. 589/92 Sb, o sociálním zabezpečení, doklady sloužící ke stanovení a odvod pojistného je nutno uchovávat po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají.

Dle § 35a zákona 582/91 Sb, o organizaci a provádení sociálního zabezpečení, se mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištení jsou organizace povinny uschovávat po dobu 30 kalendárních roku následujících po roce, kterého se týkají.

Celní doklady

Dle § 52 zákona 13/1993 Sb., celní zákon,  nestanoví-li zvláštní předpis jinak, je ten, kdo má doklady a údaje týkající se dovozu, vývozu nebo tranzitu zboží, povinen uschovat tyto doklady a údaje minimálně po dobu deseti let, a to bez ohledu na prostředek, na kterém jsou vedeny

 

Zákon 582/1991 § 23

Organizace je povinna uschovávat záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle §21 odst. 1 písm. h) a §22 písm. a) až e) po dobu 10 kalendárních roku následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní predpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter úcetních záznamu, delší uschovací dobu.

Za záznamy o techto skutecnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skoncení pracovního vztahu, záznamy o úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby, [3b] vcetne doby pracovního volna bez náhrady príjmu.

Zaniká-li organizace bez právního nástupce pred uplynutím lhuty uvedené ve vete první, postupuje primerene podle §19 odst. 5 vety druhé.

 

Legislativa

 

Zákon o účetnictví - § 31, úschova účetních záznamů

(1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy.

(2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak,

• a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
• b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
• c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (§ 33), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

(3) Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů, jakož i povinnosti podle § 33 odst. 3 přecházejí u účetních jednotek uvedených v

• a) § 1 odst. 2 písm. a) až c) na právního nástupce této účetní jednotky, a není-li ho, na likvidátora či insolvenčního správce nebo jinou osobu podle zvláštních právních předpisů,
• b) § 1 odst. 2 písm. d) až h) v případě úmrtí na dědice, převezme-li věci, práva či jiné majetkové hodnoty, náležející k účetní jednotce; připadne-li dědictví nebo jeho část zahrnující věci, práva či jiné majetkové hodnoty, které náleží k účetní jednotce, státu, přecházejí uvedené povinnosti na příslušnou organizační složku státu, která vyrozumí státní archiv.

(4) V případech, které nejsou uvedeny v odstavci 3, je povinna účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. a) a c) před svým zánikem a účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. b), d) až l) před zánikem povinnosti vést účetnictví zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní archiv.

 

Zákon o DPH - § 35, uchovávání daňových dokladů

(1) Povinnost uchovávat daňové doklady má uchovatel, kterým je osoba povinná k dani, která

• a) daňový doklad vystavila nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo
• b) má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.

(2) Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

(3) Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v tuzemsku. To neplatí, pokud je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup.

(4) Pokud má uchovatel sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů v případě, že toto místo není v tuzemsku.

(5) Uchovatel je povinen na žádost správce daně zajistit český překlad daňového dokladu vystaveného v cizím jazyce.

 

Zákon o DPH § 35, elektronické uchovávání daňových dokladů

(1) Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak.

(2) Daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat.

(3) Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.

(4) Pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je, pokud jde o

• a) daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani, která má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, nebo
• b) daňové doklady za uskutečněná plnění s místem plnění v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, která nemá sídlo ani provozovnu v tuzemsku.